حسابداران همیشه به دنبال راه هایی برای انجام کارهای بیشتر و بهتر در کمتر زمان هستند. ابزارهای فن آوری کمک های خوبی در این تلاش هستند ، اما اگر تکنیک های صحیح را بدانید می توانند حتی کارهای بیشتری انجام دهند. برای بزرگداشت صدمین سالگرد CIMA ، مجله FM خوشحال است که 100 نکته و ترفند را برای فن آوری های بهتر اعمال نفوذ مانند Microsoft Excel ارائه می دهد (برخی از ویژگی ها فقط در جدیدترین نسخه های Microsoft Office و Windows موجود است).

نکات سریع اکسل

1. مقادیر صفر را مخفی کنید. شامل بسیاری از مقادیر صفر در داده های شما می تواند پریشان کننده باشد. برای پنهان کردن مقادیر صفر ، به برگه File ، گزینه ها ، Advanced ، و حذف علامت بزنید صفر را در سلول هایی که دارای ارزش صفر هستند نشان دهید

2. ردیف های خالی را حذف کنید. شما ممکن است صفحه گسترده ای با ردیف های خالی داشته باشید که در تمام صفحه کار پخش می شود. به جای حذف هر سطر خالی به صورت جداگانه ، می توانید همه ردیف های خالی را یکجا پاک کنید. برای این کار ، ردیف های هدر شما باید در ردیف اول صفحه گسترده باشند. کل ستون های موجود در داده های خود را با کلیک کردن روی حروف در بالای ستون ها انتخاب کنید. در برگه Data ، Sort & Filter ، Filter را انتخاب کنید. روی پیکان کشویی در سمت راست ستون اول داده های خود کلیک کنید ، علامت انتخاب (انتخاب همه) و بررسی (Blanks) را بزنید. اگر هنوز شماره های دیگری قابل مشاهده است ، به ستون دوم داده های خود بروید و مرحله بالا را تکرار کنید. ادامه دهید تا مراحل مربوط به هر ستون را تا زمانی که هیچ داده ای ظاهر نشود ، تکرار کنید. سطرهای فیلتر شده را انتخاب کنید و به برگه Home ، گروه سلولها بروید و Delete را انتخاب کنید. در برگه Data ، Sort & Filter ، پاک کردن را انتخاب کنید.

3. یک سلول یا دامنه سلول را نام ببرید. به سلول یا طیف وسیعی از سلول ها می توان نامی در اکسل داد. شما می توانید به جای تلاش برای به خاطر سپردن یا یافتن یک سلول خاص یا طیف وسیعی از سلول ها ، می توانید نام را در فرمول ها و عملکردها خود ذکر کنید. برای انجام این کار ، سلول یا طیف وسیعی از سلولهایی را که باید نامگذاری شوند برجسته کنید ، سپس نام را در جعبه Name (جعبه سمت چپ نوار فرمول) تایپ کنید. روی Enter کلیک کنید

4. فوراً کل جدول یا محدوده داده را انتخاب کنید. برای انتخاب فوری کل جدول یا دامنه داده ، در هر نقطه از جدول یا محدوده داده کلیک کنید و Ctrl + A را فشار دهید.

5. میانبر AutoSum. برای جمع آوری سریع لیستی از مقادیر ، سلول را در پایین لیست عمودی از مقادیر یا در سمت راست لیست افقی از مقادیر انتخاب کنید و Alt + = را فشار دهید ، سپس Enter را وارد کنید.

6. به سرعت پا و عرضی کنید. از AutoSum می توان برای قرار دادن فرمول های جمع استفاده کرد که کل ستون ها و ردیف ها را همزمان می کند. یک جدول داده را به علاوه یک ردیف اضافی در زیر و یک ستون اضافی در سمت راست داده ها برجسته کنید. بر روی دکمه AutoSum کلیک کرده یا Alt + = را فشار دهید.

7. انتقال داده ها. بعضی اوقات شما به داده هایی نیاز دارید که به صورت افقی سازماندهی شوند تا عمودی باشند و بالعکس. برای انجام این کار ، داده ها را کپی کرده و مکان نما خود را در اولین سلول مورد نظر برای چسباندن داده قرار دهید. در صفحه اصلی نوار ، Paste را از گروه Clipboard انتخاب کنید ، سپس Paste Special را انتخاب کنید. Transpose را بررسی کنید ، سپس بر روی OK کلیک کنید.

8- داده ها را بر اساس رنگ مرتب سازی کنید. مرتب سازی داده ها در اکسل محدود به مرتب سازی بر اساس مقادیر سلولی نیست. داده ها همچنین می توانند بر اساس رنگ سلول و رنگ قلم مرتب شوند. برای انجام این کار ، داده هایی را برای مرتب سازی انتخاب کنید. در زبانه صفحه اصلی ، Sort & Filter را از گروه ویرایش انتخاب کرده و سپس Custom Sort را انتخاب کنید. مطمئن شوید که اطلاعات من دارای هدر است ، بررسی می شود که آیا هدر در انتخاب شما گنجانده شده است یا خیر. در لیست کشویی Sort by ، ستونی را انتخاب کنید که می خواهید مرتب کنید. در لیست کشویی Sort On ، Cell Color یا Font Color را انتخاب کنید. در لیست کشویی سفارش ، ابتدا رنگی را که می خواهید نشان داده شود ، انتخاب کنید. در مرحله بعدی ، روی Add سطح واقع در سمت چپ بالای پنجره Sort کلیک کنید. همان مراحل بالا را برای رنگ دوم که باید نشان داده شود انجام دهید و مواردی از این دست تا زمانی که به Excel دستور داده باشید تا به ترتیب ترتیب تمام رنگهای سلولی یا رنگهای قلم را مرتب کنید.

9. به سرعت یک ستون را برای متناسب سازی محتوا تغییر دهید. شما ممکن است داده هایی را در سلول داشته باشید که بسیار کوتاه تر از ، یا خیلی طولانی برای جاسازی در آن باشد ، عرض پیش فرض یک ستون را در اختیار شما قرار می دهد. به جای تلاش برای تنظیم دستی عرض ستون برای به دست آوردن اندازه مناسب ، روی مرز بین دو هدر ستون دوبار کلیک کنید (مثلاً خط بین A و B برای ستون های اول و دوم) و اندازه ستون برای ستون سمت چپ کاملاً اندازه خواهد بود تا سلول با طولانی ترین متن جای بگیرد.

10. کاراکترها را از سمت چپ یک رشته متن استخراج کنید. شاید لازم باشد بخشی از داده ها را در سمت چپ رشته متن استخراج کنید. به عنوان مثال ، ممکن است لازم باشد کد منطقه یک شماره تلفن را استخراج کنید. از عملکرد LEFT (متن ، Num_chars) استفاده کنید. برای متن ، به سلول حاوی رشته متن مراجعه کنید. برای Num_chars تعداد کاراکترها را در سمت چپ رشته متن برای استخراج وارد کنید. تأیید را کلیک کنید

11- کاراکترها را از سمت راست رشته متن استخراج کنید. شاید لازم باشد بخشی از داده ها را در سمت راست یک رشته متن استخراج کنید. به عنوان مثال ، ممکن است شما نیاز به استخراج چهار رقم آخر از یک شماره بیمه ملی داشته باشید. از تابع RIGHT (متن ، Num_chars) استفاده کنید. برای متن ، به سلول حاوی رشته متن مراجعه کنید. برای Num_chars تعداد کاراکترها را از سمت راست رشته متن برای استخراج وارد کنید. روی O کلیک کنید

حسابداران همیشه به دنبال راه هایی برای انجام کارهای بیشتر و بهتر در کمتر زمان هستند. ابزارهای فن آوری کمک های خوبی در این تلاش هستند ، اما اگر تکنیک های صحیح را بدانید می توانند حتی کارهای بیشتری انجام دهند. برای بزرگداشت صدمین سالگرد CIMA ، مجله FM خوشحال است که 100 نکته و ترفند را برای فن آوری های بهتر اعمال نفوذ مانند Microsoft Excel ارائه می دهد (برخی از ویژگی ها فقط در جدیدترین نسخه های Microsoft Office و Windows موجود است).

نکات سریع اکسل

1. مقادیر صفر را مخفی کنید. شامل بسیاری از مقادیر صفر در داده های شما می تواند پریشان کننده باشد. برای پنهان کردن مقادیر صفر ، به برگه File ، گزینه ها ، Advanced ، و حذف علامت بزنید صفر را در سلول هایی که دارای ارزش صفر هستند نشان دهید

2. ردیف های خالی را حذف کنید. شما ممکن است صفحه گسترده ای با ردیف های خالی داشته باشید که در تمام صفحه کار پخش می شود. به جای حذف هر سطر خالی به صورت جداگانه ، می توانید همه ردیف های خالی را یکجا پاک کنید. برای این کار ، ردیف های هدر شما باید در ردیف اول صفحه گسترده باشند. کل ستون های موجود در داده های خود را با کلیک کردن روی حروف در بالای ستون ها انتخاب کنید. در برگه Data ، Sort & Filter ، Filter را انتخاب کنید. روی پیکان کشویی در سمت راست ستون اول داده های خود کلیک کنید ، علامت انتخاب (انتخاب همه) و بررسی (Blanks) را بزنید. اگر هنوز شماره های دیگری قابل مشاهده است ، به ستون دوم داده های خود بروید و مرحله بالا را تکرار کنید. ادامه دهید تا مراحل مربوط به هر ستون را تا زمانی که هیچ داده ای ظاهر نشود ، تکرار کنید. سطرهای فیلتر شده را انتخاب کنید و به برگه Home ، گروه سلولها بروید و Delete را انتخاب کنید. در برگه Data ، Sort & Filter ، پاک کردن را انتخاب کنید.

3. یک سلول یا دامنه سلول را نام ببرید. به سلول یا طیف وسیعی از سلول ها می توان نامی در اکسل داد. شما می توانید به جای تلاش برای به خاطر سپردن یا یافتن یک سلول خاص یا طیف وسیعی از سلول ها ، می توانید نام را در فرمول ها و عملکردها خود ذکر کنید. برای انجام این کار ، سلول یا طیف وسیعی از سلولهایی را که باید نامگذاری شوند برجسته کنید ، سپس نام را در جعبه Name (جعبه سمت چپ نوار فرمول) تایپ کنید. روی Enter کلیک کنید

4. فوراً کل جدول یا محدوده داده را انتخاب کنید. برای انتخاب فوری کل جدول یا دامنه داده ، در هر نقطه از جدول یا محدوده داده کلیک کنید و Ctrl + A را فشار دهید.

5. میانبر AutoSum. برای جمع آوری سریع لیستی از مقادیر ، سلول را در پایین لیست عمودی از مقادیر یا در سمت راست لیست افقی از مقادیر انتخاب کنید و Alt + = را فشار دهید ، سپس Enter را وارد کنید.

6. به سرعت پا و عرضی کنید. از AutoSum می توان برای قرار دادن فرمول های جمع استفاده کرد که کل ستون ها و ردیف ها را همزمان می کند. یک جدول داده را به علاوه یک ردیف اضافی در زیر و یک ستون اضافی در سمت راست داده ها برجسته کنید. بر روی دکمه AutoSum کلیک کرده یا Alt + = را فشار دهید.

7. انتقال داده ها. بعضی اوقات شما به داده هایی نیاز دارید که به صورت افقی سازماندهی شوند تا عمودی باشند و بالعکس. برای انجام این کار ، داده ها را کپی کرده و مکان نما خود را در اولین سلول مورد نظر برای چسباندن داده قرار دهید. در صفحه اصلی نوار ، Paste را از گروه Clipboard انتخاب کنید ، سپس Paste Special را انتخاب کنید. Transpose را بررسی کنید ، سپس بر روی OK کلیک کنید.

8- داده ها را بر اساس رنگ مرتب سازی کنید. مرتب سازی داده ها در اکسل محدود به مرتب سازی بر اساس مقادیر سلولی نیست. داده ها همچنین می توانند بر اساس رنگ سلول و رنگ قلم مرتب شوند. برای انجام این کار ، داده هایی را برای مرتب سازی انتخاب کنید. در زبانه صفحه اصلی ، Sort & Filter را از گروه ویرایش انتخاب کرده و سپس Custom Sort را انتخاب کنید. مطمئن شوید که اطلاعات من دارای هدر است ، بررسی می شود که آیا هدر در انتخاب شما گنجانده شده است یا خیر. در لیست کشویی Sort by ، ستونی را انتخاب کنید که می خواهید مرتب کنید. در لیست کشویی Sort On ، Cell Color یا Font Color را انتخاب کنید. در لیست کشویی سفارش ، ابتدا رنگی را که می خواهید نشان داده شود ، انتخاب کنید. در مرحله بعدی ، روی Add سطح واقع در سمت چپ بالای پنجره Sort کلیک کنید. همان مراحل بالا را برای رنگ دوم که باید نشان داده شود انجام دهید و مواردی از این دست تا زمانی که به Excel دستور داده باشید تا به ترتیب ترتیب تمام رنگهای سلولی یا رنگهای قلم را مرتب کنید.

9. به سرعت یک ستون را برای متناسب سازی محتوا تغییر دهید. شما ممکن است داده هایی را در سلول داشته باشید که بسیار کوتاه تر از ، یا خیلی طولانی برای جاسازی در آن باشد ، عرض پیش فرض یک ستون را در اختیار شما قرار می دهد. به جای تلاش برای تنظیم دستی عرض ستون برای به دست آوردن اندازه مناسب ، روی مرز بین دو هدر ستون دوبار کلیک کنید (مثلاً خط بین A و B برای ستون های اول و دوم) و اندازه ستون برای ستون سمت چپ کاملاً اندازه خواهد بود تا سلول با طولانی ترین متن جای بگیرد.

10. کاراکترها را از سمت چپ یک رشته متن استخراج کنید. شاید لازم باشد بخشی از داده ها را در سمت چپ رشته متن استخراج کنید. به عنوان مثال ، ممکن است لازم باشد کد منطقه یک شماره تلفن را استخراج کنید. از عملکرد LEFT (متن ، Num_chars) استفاده کنید. برای متن ، به سلول حاوی رشته متن مراجعه کنید. برای Num_chars تعداد کاراکترها را در سمت چپ رشته متن برای استخراج وارد کنید. تأیید را کلیک کنید

11- کاراکترها را از سمت راست رشته متن استخراج کنید. شاید لازم باشد بخشی از داده ها را در سمت راست یک رشته متن استخراج کنید. به عنوان مثال ، ممکن است شما نیاز به استخراج چهار رقم آخر از یک شماره بیمه ملی داشته باشید. از تابع RIGHT (متن ، Num_chars) استفاده کنید. برای متن ، به سلول حاوی رشته متن مراجعه کنید. برای Num_chars تعداد کاراکترها را از سمت راست رشته متن برای استخراج وارد کنید. روی O کلیک کنید